Yhä useammat yritykset käyttävät palveluprosesseissaan alihankintaa, mutta miten tämä vaikuttaa yrityksen tietosuojan hallintaan? Tässä blogissa annamme sinulle konkreettisia vinkkejä siitä, mitä alihankintaa hyödyntävän yrityksen tulee ottaa huomioon tietosuojan suhteen ja miten yritys voi varmistaa, että tietosuojariskit on minimoitu.
Huomioithan, että yrityksesi saa käyttää ainoastaan sellaisia toimittajia, jotka ovat toteuttaneet lain vaatimat GDPR toimenpiteet
Lain mukaan rekisterinpitäjä, eli tässä tapauksessa alihankintatyön tilaaja, on vastuussa toimittajan, eli alihankkijan, GDPR toimenpiteiden toteutuksesta.
Seuraavien viiden kohdan avulla voit varmistaa, että alihankkijoiden tietosuojakäytännöt vastaavat GDPR vaatimuksia ja suojaavat yrityksesi maineen
1. Varmista toimittajan GDPR-kelpoisuus
Koska yrityksesi on vastuussa toimittajien tietosuojan tasosta, on tärkeää ennen yhteistyön alkamista varmistaa, että alihankkijasi ovat tehneet vaadittavat tietosuojatoimenpiteet, kuten tietosuojaprosessin dokumentoinnin ja henkilöstön tietosuojakoulutukset.
2. Sopikaa henkilötietojen käsittelystä kirjallisesti
Kun henkilötietoja käsitellään alihankkijan toimesta, laki vaatii kirjallista sopimusta tietojen käsittelystä – niin kutsuttua DPA-sopimusta (Data Processing Agreement). Sopimuksessa tulee määritellä tarkasti, mitä tietoja käsitellään, miten tietoturvaa ylläpidetään ja mitä velvollisuuksia toimittajalla on. Tämä dokumentaatio ei ole pelkästään lain vaatimus, vaan se toimii myös turvaverkkona tilaajalle: voit aina osoittaa, että tietojen käsittelyssä on noudatettu lainmukaisia prosesseja.
3. Liittäkää käsittelyohjeet erillisinä sopimuskokonaisuuteen
Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että henkilötietojen käsittelylle on selkeät ja kirjalliset ohjeet. Kun laaditte DPA-sopimusta, liittäkää mukaan erilliset käsittelyohjeet, jotka määrittelevät yksityiskohtaisesti, miten tietoja käsitellään. Näiden ohjeiden avulla minimoit väärinkäsitykset ja varmistat, että alihankkijat toimivat tietoturvallisesti ja GDPR:n mukaisesti. Muista, että ohjeiden tulee olla päivitettävissä, jotta ne pysyvät ajan tasalla lainsäädännön ja teknologian kehittyessä.
4. Selvittäkää, siirtyykö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Jos alihankkijasi käsittelee henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolella, tilanne vaatii erityistä huomiota. GDPR edellyttää, että tiedonsiirrot Euroopan unionin ulkopuolelle ovat turvattuja ja perustuvat hyväksyttyihin siirtomekanismeihin, kuten EU-vakiosopimuslausekkeisiin. Varmista, että alihankkijasi on ottanut käyttöön nämä mekanismit, jotta tietosuoja säilyy myös kansainvälisessä yhteistyössä. Epäselvyyksien välttämiseksi on suositeltavaa sisällyttää siirtoon liittyvät tiedot myös DPA-sopimukseen.
5. Tarkastakaa sopimustilanne ja tietosuojakäytännöt säännöllisesti
Tietosuojakäytännöt ja sopimukset kannattaa tarkistaa säännöllisesti, sillä sekä tietosuojalainsäädäntö että liiketoimintaympäristö muuttuvat jatkuvasti. Varmista esimerkiksi vuosittain, että alihankkijasi noudattavat ajantasaisia käytäntöjä ja että dokumentaatio on ajan tasalla. Säännölliset tarkastukset vähentävät riskejä ja varmistavat, että myös alihankkijat pysyvät perillä uusimmista tietosuojavaatimuksista.
Näiden viiden vaiheen avulla voit rakentaa vahvan perustan tietosuojakäytännöille ja vähentää riskejä, joita alihankkijayhteistyö voi tietoturvan osalta tuoda mukanaan. Virheet voivat koitua kalliiksi sekä rahallisesti että maineen kannalta, kuten esimerkiksi Gigantin tietomurto osoitti.
Maksuton opas: Mitä ulkoistuksissa tulee ottaa huomioon ja miten se vaikuttaa tietosuojaan?
Oppaassamme avaamme seuraavia aiheita:
