Tietosuoja ei ole pelkkä IT-osaston huolenaihe, vaan se on yksi liiketoiminnan keskeisimmistä menestystekijöistä, joten organisaation johdon on tiedettävä, mistä on kyse. Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on asettanut yrityksille uusia velvoitteita, joiden laiminlyönnillä voi olla vakavia seurauksia – niin yritykselle kuin yksilöllekin.
Jotta organisaatio on valmis kohtaamaan tietosuojahaasteet, pitäisi:
- tehdä tietosuojan nykytila-analyysi
- organisoida tietosuojatyö ja
- viedä tietosuojatyön tekeminen käytäntöön
Onko nämä kohdat varmasti organisaatiossa kunnossa?
Johdolta vaaditaan aktiivista roolia tietosuojan varmistamisessa
Johdon vastuulla on huolehtia, että organisaatiossa on käytössä riittävät prosessit ja kontrollit henkilötietojen suojaamiseksi. Tämä tarkoittaa käytännössä muun muassa sitä, että:
- Organisaatiossa on nimetty tietosuojavastaava
- Henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti tietosuoja-asioissa
- Tietosuojariskit tunnistetaan ja niitä pystytään hallitsemaan
- Henkilötietojen käsittely on laillista, asianmukaista ja läpinäkyvää
- GDPR:n noudattaminen pystytään osoittamaan dokumentoinnin ja seurannan avulla
Jotta yritykseen voidaan nimetä tietosuojavastaava, tai henkilöstöä voidaan alkaa kouluttamaan, pitäisi ensin tietää missä tietosuoja-asioiden osalta yrityksessä ollaan nyt. Tämän vuoksi prosessi kannattaa aloittaa nykytila-analyysin tekemisellä.
Tietosuojastrategia on avain onnistumiseen
Pelkkä GDPR:n vaatimusten täyttäminen ei kuitenkaan riitä. Tietosuojan tehokas hallinta edellyttää kokonaisvaltaista tietosuojastrategiaa, joka määrittelee organisaatiosi tietosuojaperiaatteet, vastuut ja prosessit. Strategian laatiminen ja jalkauttaminen ovat johdon vastuulla. Strategiasta pitää viestiä avoimesti koko organisaatiolle ja johdon täytyy varmistaa, että sen toteuttamiseen on riittävät resurssit.
Tietosuojakulttuurin luomisessa johdon esimerkki ratkaisee (pikkuotsikko)
Vahva tietosuojakulttuuri on avainasemassa tietosuojan onnistumisessa. Pelkät säännöt ja ohjeistukset eivät riitä, vaan tietosuojan on oltava osa organisaatiosi DNA:ta. Tämä vaatii johdon omaa esimerkillistä sitoutumista tietosuoja-asioihin. Johdon on toimittava tiiviissä yhteistyössä tietosuojavastaavan kanssa ja varmistettava, että tietosuojanäkökulma huomioidaan kaikessa päätöksenteossa.
Mitä laiminlyönneistä voi seurata?
Tietosuojan laiminlyönnillä voi olla vakavia seurauksia niin yritykselle kuin yksilöllekin. GDPR:n rikkomisesta voi seurata jopa 20 miljoonan euron, tai 4 % yrityksen globaalista liikevaihdosta, suuruiset sakot. Taloudelliset menetykset eivät kuitenkaan ole ainoa riski – tietosuojaloukkaukset voivat romuttaa yrityksen maineen ja luottamuksen sidosryhmien silmissä.
Mainehaitan ja sakkojen lisäksi tietosuojavelvoitteiden laiminlyönnistä voi joutua myös henkilökohtaiseen vastuuseen. Yritysjohtaja voi pahimmillaan saada jopa vankeusrangaistuksen, mikäli velvoitteita on rikottu!
Varmista yrityksesi tietoturvallinen tulevaisuus jo tänään
Tietosuoja on jatkuva prosessi, ei kertaluontoinen projekti. Se vaatii johdon jatkuvaa sitoutumista ja panostusta.
Johdon neljä askelta parempaan tietoturvaan (pikkuotsikko)
- Perehtyminen GDPR:n vaatimuksiin ja niiden vaikutuksiin liiketoiminnassa.
- Kattavan tietosuojastrategian laatiminen ja sen tehokas jalkauttaminen.
- Vahva tietosuojakulttuurin rakentaminen henkilöstöä kouluttamalla ja johdon esimerkkiä näyttämällä.
- Tietosuojaa koskevien päätösten tekeminen faktoihin perustuen. Ajan tasalla pysyminen muuttuvassa toimintaympäristössä.
Tietosuoja on investointi yrityksen tulevaisuuteen, sillä huolehtimalla tietosuojavelvoitteiden täyttämisestä suojataan yritystä riskeiltä, rakennetaan luottamusta sidosryhmien keskuudessa ja varmistetaan liiketoiminnan jatkuvuus.
